【簿記3級】従業員立替金とは？未払金との違いと仕訳を解説

従業員立替金は、会社が従業員本人の負担分を一時的に支払い、あとで従業員から返してもらうときに使う資産です。 従業員が会社の経費を先に払った場合は、お金の向きが反対なので未払金を使います。

こぐま商会で、従業員本人が負担する保険料3,000円を会社が現金で立て替えることになりました。

こぐまさん：「会社が先に払うけれど、最終的には従業員本人の負担なんだね。」

ペンリー：「そう。会社には返してもらう権利が残るから、資産の従業員立替金にする。」

判断するときは、会社から見て「返してもらう」のか「返す」のかを確認します。

ミーヤ：「同じ『立て替え』でも、誰が返すかで科目が逆になるんだ！」

こぐまさん：「会社が返してもらう側なら資産、返す側なら負債と見ればいいね。」

従業員本人が負担する保険料3,000円を、会社が現金で立て替えました。

会社の現金は減りますが、会社の費用ではありません。あとで従業員から返してもらうため、従業員立替金という資産を増やします。

ペンリー：「会社の負担ではないから、費用にはしない。返してもらう金額として残す。」

後日、従業員から3,000円を現金で返してもらいました。

現金が戻り、返してもらう権利がなくなるため、従業員立替金を減らします。

ミーヤ：「返してもらったら、立替金の箱を空にするんだね。」

こぐまさん：「最初の仕訳と反対にすれば、流れがつながるね。」

従業員が業務用の消耗品3,800円を自分のお金で支払い、会社がまだ精算していない場合は未払金です。

この場合、会社は従業員から返してもらうのではなく、従業員へ返す義務を負います。詳しくは従業員が消耗品を立て替えたときの仕訳で確認できます。

ペンリー：「言葉ではなく、お金を返す向きを見る。そこが判断軸だ。」

こぐまさん：「『誰が誰へ返すか』を先に確認すれば、立替金と未払金を分けられるね。」

• 従業員立替金は、会社が従業員の負担分を先に払ったときの資産
• 従業員から返してもらったら、従業員立替金を減らす
• 従業員が会社経費を先に払った場合は、会社の負債である未払金を使う