レシートだけ先に届いた
従業員が業務用の消耗品を立て替えて支払った場合、会社側では消耗品費を借方に、未払金を貸方に記録します。まだ従業員へ精算していないため、現金は減りません。
ミーヤ：「従業員が払ったなら、会社の現金は減ってないよね？」
こぐまさん：「でも会社のために消耗品を買ってくれたんだ。」
ペンリー：「だから費用は発生し、従業員へ返す義務として未払金を立てる。」
こぐまTips：立替払いは未払金で受ける
従業員が会社のために支払った時点で、会社はあとで従業員へ返す義務を負います。商品仕入の掛けではないので買掛金ではなく、未払金を使います。
立替金は、会社が他人の負担分を代わりに支払い、あとで返してもらうときの資産です。 今回はお金の向きが反対で、会社が従業員へ返す側なので使いません。
| 状況 | 借方 | 貸方 |
|---|---|---|
| 従業員が消耗品を立て替えた | 消耗品費 | 未払金 |
| 後日、従業員へ現金で精算した | 未払金 | 現金 |
| 迷いやすい場面 | 会社から見た状態 | 使う科目 |
|---|---|---|
| 従業員が会社の費用を立て替えた | 従業員へ返す義務がある | 未払金 |
| 会社が従業員の個人負担分を立て替えた | 従業員から返してもらう権利がある | 立替金 |
ミーヤ：「会社が返すなら未払金、会社が返してもらうなら立替金なんだね。」
こぐまさん：「お金を返す向きを見れば、迷いにくいね。」
この問題の仕訳
問題文 従業員が業務用の消耗品3,800円を立て替えて支払った。
| 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
|---|---|---|---|
| 消耗品費 | 3,800 | 未払金 | 3,800 |
業務用の消耗品を使うため、借方は消耗品費です。従業員へまだ精算していないため、貸方は未払金です。
現金を使わない理由
会社が直接現金を支払ったわけではありません。従業員が先に支払ったため、会社の帳簿では「あとで返す義務」を記録します。
ペンリー：「誰のお金が動いたかを見る。会社の現金はまだ動いていない。」
ミーヤ：「立替えは、費用と未払金！」
まとめ
- 業務用の消耗品は消耗品費
- 従業員立替えは会社の現金支出ではない
- 後で返す義務として未払金を計上する
- 会社が他人の負担分を先に払った場合に使う立替金とは、お金の向きが反対
こぐま商会のまじめでやさしい店主。経理はまだ勉強中。
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